Ein gut geführtes Fahrtenbuch ist nicht nur ein Dokument, sondern ein wichtiger Bestandteil Ihrer unternehmerischen Transparenz. Es zeigt auf, welche Fahrten geschäftlicher Natur sind und trägt entscheidend zur steuerlichen Entlastung bei. Doch was gehört alles in ein Fahrtenbuch und wie führen Sie es korrekt? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die zentralen Anforderungen, die an ein Fahrtenbuch gestellt werden und geben Ihnen wertvolle Hinweise zur praktischen Umsetzung.
Ein gut geführtes Fahrtenbuch ist nicht nur ein Dokument, sondern ein wichtiger Bestandteil Ihrer unternehmerischen Transparenz. Es zeigt auf, welche Fahrten geschäftlicher Natur sind und trägt entscheidend zur steuerlichen Entlastung bei. Doch was gehört alles in ein Fahrtenbuch und wie führen Sie es korrekt? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die zentralen Anforderungen, die an ein Fahrtenbuch gestellt werden und geben Ihnen wertvolle Hinweise zur praktischen Umsetzung.
Rechtsquellen
Ob ein Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zuzuordnen ist, ist anhand der zurückgelegten Kilometer zu beurteilen (siehe dazu auch Blogartikel ”KFZ im Steuerrecht“). Als Aufzeichnung dafür ist ein Fahrtenbuch notwendig, welches an strenge Vorgaben gebunden ist. Gemäß § 166 BAO kommt zwar alles als Beweismittel in Betracht, was den Sachverhalt ausreichend feststellen lässt, in der Praxis führt jedoch kein Weg an der Führung eines Fahrtenbuches vorbei. In der LStR Rz 1405b ist die Vorlage eines Fahrtenbuches zu entnehmen.
Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist eine schriftliche Aufzeichnung, die dokumentiert, welche Fahrten mit einem bestimmten Pkw zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Anlass unternommen wurden.
Es dient dazu, den Anteil der betrieblichen Fahrten zu ermitteln, um diese steuerlich geltend machen zu können, z. B. in Form der Kilometergeldabrechnung oder der Geltendmachung von tatsächlichen Kosten. Gleichzeitig wird damit der lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Sachbezug (z. B. Halber-Sachbezug oder „Mini-Sachbezug“) für Dienstnehmer, die einen Dienstwagen nutzen, nachgewiesen. Ein vollständig geführtes Fahrtenbuch muss alle Fahrten enthalten – sowohl betriebliche als auch private Kilometer.
Mindeststandards für die Aufzeichnung
Das Fahrtenbuch muss fortlaufend und übersichtlich geführt werden und mindestens die folgenden Daten enthalten:
- Kennzeichen des benutzen KFZ
- Datum des Reisetags
- Abfahrts- und Ankunftszeiten
- Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
- Zweck der beruflichen Fahrt
- Anfangs- und Endkilometerstand (Anzahl der gefahrenen Km)
- Unterschrift des Reisenden
Auch die Rechtsprechung des VwGH legt strenge Anforderungen an die Nachweisführung fest. Dementsprechend müssen folgende Nachweise erbracht werden:
- Die Namen und Adressen von Kunden müssen möglichst konkret erfasst sein, damit eine Kontrolle des Reisewegs möglich ist.
- Der berufliche Zweck ist anzugeben (z. B. Auftrag XY).
- Die Entfernungsangaben sind mit großer Sorgfalt anzugeben, da diese mittels Routenplaner überprüft werden.
- Beginn und Ende bzw. die Dauer ist anzugeben.
Eine vereinfachte Nachweisführung ist möglich, indem bestimmte Inhalte des Fahrtenbuchs durch Abkürzungen dargestellt werden. Dabei muss jedoch eine Abkürzungsliste vorhanden sein, die diese Einträge erklärt (z. B. Klienten- oder Kundennummern sowie Abkürzungen für bestimmte Tätigkeiten).
Sofern nicht die kürzeste Route Iaut Routenplaner eingetragen wird (z. B. aufgrund von Stau, Unfall, Straßensperren), muss der Reiseweg detailliert beschrieben werden, damit die Fahrtstrecke anhand des Routenplaners nachvollzogen werden kann.
Auf welche Weise kann ich ein Fahrtenbuch führen?
Im Wesentlichen gibt es die Möglichkeit, das Fahrtenbuch klassisch in (gebundener!) Papierform zu führen oder in elektronischer Form, beispielsweise durch entsprechende Smartphone-Apps oder elektronische Fahrtenbücher, die fest im Fahrzeug integriert sind.
Aufzeichnungen in Excel sind problematisch, da es technisch nicht ausgeschlossen werden kann, dass die eingegebenen Daten nachträglich geändert, gelöscht oder ergänzt werden.
Obwohl die Verwendung von Excel allein nicht automatisch bedeutet, dass das Fahrtenbuch materiell nicht ordnungsgemäß ist, kann es im Einzelfall schwierig sein, die inhaltliche Richtigkeit solcher Aufzeichnungen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.
Rechtsquellen
Ob ein Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zuzuordnen ist, ist anhand der zurückgelegten Kilometer zu beurteilen (siehe dazu auch Blogartikel ”KFZ im Steuerrecht“). Als Aufzeichnung dafür ist ein Fahrtenbuch notwendig, welches an strenge Vorgaben gebunden ist. Gemäß § 166 BAO kommt zwar alles als Beweismittel in Betracht, was den Sachverhalt ausreichend feststellen lässt, in der Praxis führt jedoch kein Weg an der Führung eines Fahrtenbuches vorbei. In der LStR Rz 1405b ist die Vorlage eines Fahrtenbuches zu entnehmen.
Was ist ein
Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist eine schriftliche Aufzeichnung, die dokumentiert, welche Fahrten mit einem bestimmten Pkw zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Anlass unternommen wurden.
Es dient dazu, den Anteil der betrieblichen Fahrten zu ermitteln, um diese steuerlich geltend machen zu können, z. B. in Form der Kilometergeldabrechnung oder der Geltendmachung von tatsächlichen Kosten. Gleichzeitig wird damit der lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Sachbezug (z. B. Halber-Sachbezug oder „Mini-Sachbezug“) für Dienstnehmer, die einen Dienstwagen nutzen, nachgewiesen. Ein vollständig geführtes Fahrtenbuch muss alle Fahrten enthalten – sowohl betriebliche als auch private Kilometer.
Mindeststandards für die Aufzeichnung
Das Fahrtenbuch muss fortlaufend und übersichtlich geführt werden und mindestens die folgenden Daten enthalten:
- Kennzeichen des benutzen KFZ
- Datum des Reisetags
- Abfahrts- und Ankunftszeiten
- Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
- Zweck der beruflichen Fahrt
- Anfangs- und Endkilometerstand (Anzahl der gefahrenen Km)
- Unterschrift des Reisenden
Auch die Rechtsprechung des VwGH legt strenge Anforderungen an die Nachweisführung fest. Dementsprechend müssen folgende Nachweise erbracht werden:
- Die Namen und Adressen von Kunden müssen möglichst konkret erfasst sein, damit eine Kontrolle des Reisewegs möglich ist.
- Der berufliche Zweck ist anzugeben (z. B. Auftrag XY).
- Die Entfernungsangaben sind mit großer Sorgfalt anzugeben, da diese mittels Routenplaner überprüft werden.
- Beginn und Ende bzw. die Dauer ist anzugeben.
Eine vereinfachte Nachweisführung ist möglich, indem bestimmte Inhalte des Fahrtenbuchs durch Abkürzungen dargestellt werden. Dabei muss jedoch eine Abkürzungsliste vorhanden sein, die diese Einträge erklärt (z. B. Klienten- oder Kundennummern sowie Abkürzungen für bestimmte Tätigkeiten).
Sofern nicht die kürzeste Route Iaut Routenplaner eingetragen wird (z. B. aufgrund von Stau, Unfall, Straßensperren), muss der Reiseweg detailliert beschrieben werden, damit die Fahrtstrecke anhand des Routenplaners nachvollzogen werden kann.
Auf welche Weise ist ein Fahrtenbuch zu führen?
Im Wesentlichen gibt es die Möglichkeit, das Fahrtenbuch klassisch in (gebundener!) Papierform zu führen oder in elektronischer Form, beispielsweise durch entsprechende Smartphone-Apps oder elektronische Fahrtenbücher, die fest im Fahrzeug integriert sind.
Aufzeichnungen in Excel sind problematisch, da es technisch nicht ausgeschlossen werden kann, dass die eingegebenen Daten nachträglich geändert, gelöscht oder ergänzt werden.
Obwohl die Verwendung von Excel allein nicht automatisch bedeutet, dass das Fahrtenbuch materiell nicht ordnungsgemäß ist, kann es im Einzelfall schwierig sein, die inhaltliche Richtigkeit solcher Aufzeichnungen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen.
Die zentralen Grundsätze eines Fahrtenbuchs sind Nachvollziehbarkeit, zeitnahe Dokumentation und Ehrlichkeit, um sicherzustellen, dass die Voraussetzungen für eine steuerfreie Leistung einwandfrei nachgewiesen werden können.
*** Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.
Die zentralen Grundsätze eines Fahrtenbuchs sind Nachvollziehbarkeit, zeitnahe Dokumentation und Ehrlichkeit, um sicherzustellen, dass die Voraussetzungen für eine steuerfreie Leistung einwandfrei nachgewiesen werden können.
*** Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.
